“Billing & Collection” Firma Guaman

Apa itu kos guaman?

Kos Peguam merupakan kos yang perlu dibayar kepada pihak peguam apabila anda ingin melantik mereka untuk membantu urusan dan transaksi perundangan anda.

Kos Peguam adalah bayaran dan upah yang dibayar kepada firma guaman dan peguam atas perkhidmatan perundangan dan nasihat perundangan yang diberikan kepada pelanggan atau anak guam.

Kos Peguam ini TIDAK TERMASUK kos-kos yang perlu dibayar kepada pihak ketiga untuk melaksanakan urusan perundangan anak guam dan pelanggan seperti kos di pejabat tanah, mahkamah, pihak bank, Suruhanjaya Syarikat Malaysia dan lain-lain.

Peguam bertauliah di Malaysia dikawal selia oleh Akta Profesion Undang-undang 1976. Peguam hanya boleh mengenakan cas mengikut kadar yang ditetapkan undang-undang. Walau bagaimanapun, jika pengiraan atau nilai yuran guaman tidak dinyatakan dalam Perintah Saraan Peguam Cara di bawah Akta Profession Undang-undang 1976 ini, maka pihak Peguam boleh mengenakan yuran guaman mengikut skala dan pengiraan yang firma guaman itu sendiri tetapkan.

Bagaimanakah firma menguruskan yuran guaman?

Terdapat beberapa perintah atau kaedah firma menguruskan yuran guaman bagi memastikan kelangsungan aliran tunai firma tersebut.

1. Petikan dan Permulaan

- Perintah ini dikeluarkan dibawah Solicitors' Remuneration Order 2005 dan dilaksanakan pada Januari 2006 sehingga sekarang.

2. Imbuhan

- Imbuhan ini berdasarkan apa-apa transaksi yang dijalankan termasuk jualan dan pembelian.

- Dengan erti kata lain, setiap perkhidmatan perlu ada transaksi urusniaga yang jelas dan dipersetujui oleh kedua-dua belah pihak.

- Akta Perbankan 1983 [Akta 276], dengan caj tetap atau terapung atas perkhidmatan yang dilaksanakan

- Peguam cara yang menjalankan dan menyelesaikan urus niaga sama ada untuk pemodal, peminjam, peminjam atau penggadai hendaklah selaras dengan kehendak pelanggan

- Pengeluaran inbois perlu mendapat persetujuan kedua-dua belah pihak antara anak guaman dan perlu menandatangani inbois yang telah dikeluarkan atas perkhidmatan.

- Pindaan ke atas jumlah transaksi inbois tidak boleh dikenakan selepas persetujuan.

3. Komposisi Imbuhan

- Caj-caj lain yang tidak termasuk dalam fi guaman adalah seperti berikut:-

(a) fi yang perlu dibayar untuk pendaftaran dokumen yang memerlukan pendaftaran;

(b) duti setem atau yuran

(c) yuran peguam, pelelong atau yuran penilai

(d) perbelanjaan, perjalanan atau penginapan

(e) yuran yang dibayar untuk carian

(f) kos ekstrak daripada mana-mana daftar atau rekod

(g) pengeluaran lain dibayar dan ditanggung dengan sewajarnya dan wajar (yang sepatutnya dinyatakan dalam sebarang bil kos yang diberikan oleh peguam kepada pelanggan)

(h) kos kerja tambahan

(i) fi yang berkaitan dengan perniagaan yang bertengkar

(j) bayaran yang berkaitan dengan apa-apa proses di mana-mana mahkamah

(k) pelbagai perbelanjaan tidak melebihi RM100

4. Latihan Khas

- Latihan khas yang dimaksudkan adalah dengan perkhidmatan yang perlu dilaksanakan dalam masa yang singkat.

- Peguam boleh caj mengikut perkhidmatan yang dikenakan.

5. Faedah

- Faedah yang dikenakan perlu dinyatakan dengan jelas dan Peguam cara boleh mengenakan 8% setahun ke atas yuran yang dikeluarkan.

6. Diskaun

-      Peguam cara boleh memberikan diskaun sehingga 25% untuk yuran yang dinyatakan kecuali untuk sebarang transaksi yang diatur oleh Pembangunan Perumahan (Kontrol dan Perlesenan) Akta 1966 [Akta 118] atau undang-undang subsidiari yang dibuat di bawah Akta itu.

7. Tidak bertindak lebih dari satu pihak

- Peguam boleh bertindak jika tiada konflik kepentingan atas penyediaan dan pemfailan dokumen untuk urusniaga.

8. Pembatalan

- Disebut dalam Perintah Imbuhan Peguamcara 1991 [P.U. (A) 475/1991]

9. Peruntukan untuk simpanan

- Perniagaan yang tidak bertentangan dimulakan sebelum berkuatkuasa Perintah ini akan diatur oleh ketentuan Peguamcara Perintah Imbuhan 1991.

PENGEBILAN DAN PENGUMPULAN

Apa tindakan yang perlu firma lakukan bagi menguruskan aliran tunai?

1) Peringkat Permulaan

· Surat susunan dan skop kerja

- Sentiasa perlu jelas untuk mengelakkan salah faham

- Pertimbangkan kesalahan biasa yang berlaku, kebaikan dan keburukan jika kita mulai

dengan/tanpa surat pengaturan, menjalankan pemeriksaan konflik

· Perjanjian yuran

- Cara agihan yang digunakan

- Mengisi dengan beretika

- Perkara yang perlu dipertimbangkan: no discount rules, kesalahan biasa, menanyakan kepada Majlis Peguam mengenai kos skala yang berlaku

2) Rekod masa dan pengebilan

· Menyimpan rekod masa bekerja dalam satu fail

- Perkara ini dapat membenarkan peguam untuk memberi bukti kepada klien jika bil itu

ditentang. Ini juga dapat membantu mengenal pasti hasil kerja yang tidak diingini

· Pengebilan tepat pada masanya

- Keuntungannya merangkumi:

( i ) Pelanggan dikemaskini mengenai perkara tersebut dan mengenai kos yang dikenakan sehingga kini;

(ii) Pelanggan mengetahui status akaun;

(iii) Firma itu dibayar semasa perkara itu berjalan.

3) Pengurusan fail

· Pemfailan dan penyimpanan rekod yang betul harus dilaksanakan sejak hari pertama fail dibuka - untuk mengelakkan sebarang dokumen 'longgar'

· Sentiasa memastikan keselamatan dokumen asal yang ada dalam simpanan anda

· Firma harus menyimpan senarai induk fail yang dikendalikan oleh setiap peguam untuk memastikan pengagihan dan pengumpulan dilakukan tepat pada waktunya

· Selain mewujudkan sistem filing yang betul , firma guaman harus menyimpan fail terbuka dan tertutup secara berasingan

· Terdapat juga sistem untuk mengesan pergerakan fail

4) Koleksi

· Penahan

· Bagaimana dan bila perlu dikumpul?

- Sistem komunikasi dan peringatan yang baik adalah beberapa perkara yang dapat membantu syarikat mengesan pembayaran yang perlu dibayar.

- Syarikat perlu memilih kaedah pendekatan yang bersesuaian untuk memudahkan proses permintaan pembayaran daripada pelanggan

· Susulan

- Komunikasi memainkan peranan penting dalam kutipan yuran

- Tindakan susulan boleh dilakukan melalui surat atau panggilan telefon

· Cara mengumpul dari fail tertutup

- Sekiranya terdapat sebarang pembayaran apabila fail sudah ditutup, syarikat akan

mengalami kerugian dan ini akan menimbulkan risiko kewangan

Perkara yang perlu dibincangkan adalah:

( i ) Adakah firma harus menuntut melalui proses mahkamah?

(ii) Adakah sepucuk surat kepada pelanggan yang menjelaskan bayaran yuran mencukupi?

(iii) Adakah boleh untuk mengumpulkan daripada fail tertutup?

(iv) Di mana firma itu salah?

Perkara yang perlu dipertimbangkan:

- Penindasan untuk menuntut pelanggan atas bayaran yang belum dibayar

- Kesalahan dan perangkap yang boleh terjadi

- Melaksanakan sistem pelaporan kewangan